Orden y organización

Orden y desorden frente a organización y desorganización

En verano, cuando las rutinas aflojan, el tiempo parece estirarse un poco más, quizás turbados por el calor, muchos sentimos el impulso de ordenar, o mejor dicho de reordenar. A lo largo del año, vamos incorporando muchas cosas, y el verano es el momento de reordenar todo, como si nos preparáramos para comenzar el nuevo curso.

Se salvan de este proceso estival los archivos digitales, esos que se revisan y ordenan al final de año natural para dejar todo listo y cerrado. Esos archivos están preordenados y mantienen la misma estructura, esa que a través del tiempo se ha demostrado eficaz. Mi carpeta de 2024 muestra 2772 archivos y 156 carpetas

El resto, libros, documentos, revistas, zapatos, ropa, y utensilios varios son el objetivo principal. 

Orden y desorden. Organización y desorganización. Una de esas eternas conversaciones que presentan posiciones, casi, irreconciliables. Sucede lo mismo que con la tortilla de patatas, con o sin cebolla. En mi opinión, a menudo se confunde orden con organización. Se puede ser muy organizado y ligeramente desordenado.

Se extienden carnets de ser “ordenado” o “desordenado” con una rapidez admirable. Es “muy ordenado” o es “muy desordenado”. La ligereza en repartir estas etiquetas es asombrosa, y pretende decir algo calificativo de una persona. Basta con ver un escritorio lleno o una habitación con los libros apilados para que alguien diga: “Qué desastre de orden” o, al contrario, un espacio pulcro para oír: “Qué maniático del orden”. Yo siempre he preferido la palabra organizado o desorganizado a ordenado desordenado.

Por supuesto que existe el blanco y el negro. El orden y el desorden se pueden objetivar. Pero, en general, nos movemos en escalas de grises. En mi opinión, orden y desorden no son virtudes ni defectos absolutos, son una expresión personal e individual de cómo pensamos, trabajamos, recordamos y sentimos. Según estas características, estructuramos nuestras cosas, y ese es el proceso que nos permite, manteniendo un cierto orden, ser organizados. Ese es nuestro orden. Cada persona tiene el suyo y ese es el que vale.

Por encima del orden, entendido como tal, existe el orden personal. Hay que observar, escuchar, comprender, respetar y renunciar al juicio fácil, generalmente equivocado, para comprenderlo.

El orden no es un objetivo, no puede serlo. Es una herramienta. Ordenar por ordenar, sin propósito, es una trampa, una ilusión por controlar lo incontrolable. Si algo se sabe es que, todo aquello que está ordenado, se va a desordenar (entropía).

Pero al enfrentarnos a un cierto desorden que, en ocasiones, algunos asimilan al caos, surge una pregunta interesante: ¿ordenamos para encontrar o para que todo se vea bonito?

Ordenar: ¿por qué? y ¿para qué?

Como he comentado, orden y organización se confunden a menudo. Ordenar puede parecer una actividad neutra, incluso aburrida. Pero cuando reflexionamos un poco, vemos que no ordenamos por el simple hecho de poner cosas en fila. Ordenamos porque necesitamos que nuestro entorno, nuestras ideas o nuestra memoria funcionen mejor. El orden debe ser un medio, no un fin. Y su verdadero valor está en el propósito al que sirve. Existe un orden estético y un orden funcional, este último más acercado a la organización.

El orden no es exclusivamente colocar las cosas en el lugar que les corresponde. Además, qué es eso de "el lugar que les corresponde", donde está escrito el lugar que le corresponde a las cosas, ¿acaso no soy yo quien toma esa decisión?.

Orden es disponer las cosas de una determinada manera sirviendo a un objetivo estético o funcional. Organización es el proceso que permite mantener en el tiempo, con el mínimo aporte de energía, ese orden. La organización es la que hace que el orden funcione. A veces, hay que ser menos ordenado para ser más organizado, seguramente pocos estarán de acuerdo con esta opinión personal.

Despachos de Albert Einstein y Steve Jobs - Fotos EFE

El orden estético: la belleza como meta

Hay un placer innegable en ver una estantería con los libros ordenados por colores o tamaños, una despensa organizada con frascos de vidrio y etiquetas caligráficas, o un escritorio despejado con objetos perfectamente alineados. Este tipo de orden apela a la estética, al gusto por lo visualmente armónico. Tiene algo de arte, incluso de puesta en escena. Nos da una sensación de control y serenidad. Pero en ocasiones, la mayoría, este tipo de orden no está pensado para usarse, sino para ser contemplado.

Yo veo la mesa de un despacho ordenada de esta manera, vacía, sin papeles ni carpetas, y lo primero que pienso es que quien allí trabaja, como diríamos en lenguaje coloquial, "no da un palo al agua". Mi experiencia, después de 38 años de vida laboral, respalda esa afirmación. Hay una excepción: la seguridad. Hay documentos que deben quedar bien guardados.

El problema surge cuando esa belleza se convierte en un obstáculo. ¿Dónde están los documentos importantes? ¿En qué caja quedó el cable del cargador? ¿Dónde he guardado la carpeta de este proyecto?. El orden visual, a veces sacrifica la funcionalidad. Todo muy bonito pero nunca encuentro lo que busco. Genial el orden, pero un caos de organización.

El orden funcional: el objetivo es encontrar

Ordenar para encontrar es otra historia. Es más íntimo, más personal, menos fotogénico. Significa saber que las llaves están siempre en el mismo cuenco, que los archivos del trabajo están todos juntos, organizados por fecha y tipo, que las cosas están donde tiene sentido que estén y soy yo quien decide donde tiene sentido. Puede que desde fuera no se vea “bonito”, pero es eficiente. Este orden está vivo, cambia con nuestras rutinas y necesidades. Es un orden dinámico, como todo en la vida. 

No siempre es intuitivo para los demás, porque responde a una lógica personal, individualizada, seguramente irrepetible. Es el tipo de orden parece caos para quien no lo entiende. Pero tiene un propósito: encontrar las cosas. El orden funcional tiene una lógica interna que, en ocasiones, entra en conflicto con la estética. 

Entre la estética y la función

¿Entonces, cuál elegir? ¿El orden que se ve o el orden que sirve? En realidad, la clave está en encontrar un equilibrio. Que lo bonito no sacrifique lo útil, y que lo útil no se vuelva un caos disfrazado de sistema.

El verano es mi oportunidad para que mi preferido orden funcional no perjudique excesivamente al orden estético, el momento de buscar ese equilibrio necesario entre ambos. No se trata de hacer una limpieza radical ni de buscar la perfección minimalista. Solo se trata de preguntarme: ¿si tengo que buscar esto en dos años, como lo encontraré? ¿dónde quiero este archivo, o este libro? y a partir de ahí, ordenar. Porque el verdadero orden no es el que impresiona a otros, sino el que me facilita la vida. “El orden debe estar al servicio de la vida, no la vida al servicio del orden.”

Entropía, esfuerzo y el cajón de sastre

Me divierte ligar el concepto de entropía al concepto de orden y caos. La entropía es una medida del desorden o el caos en un sistema. Cuando la entropía aumenta, el sistema tiende a ser más desordenado; cuando disminuye, es más ordenado.

Un ejemplo sencillo: imagina una habitación perfectamente ordenada (baja entropía). Si las cosas comienzan a tirarse al azar y todo queda desordenado, la entropía aumenta.

En la vida real, si no hacemos nada, todo tiende al desorden. Eso dice la entropía, y se nota: los espacios se llenan, las mesas se cubren, los archivos digitales se multiplican. Mantener el orden requiere energía, intención, objetivo, y trabajo en el día a día.

Por eso, más que luchar contra el desorden, conviene crear sistemas que se sostengan solos o que se adapten a nuestros hábitos reales. Ahí entra el aspecto funcional del orden.

La imagen muestra el proceso de pasar de orden a desorden: a la izquierda, las líneas y partículas están organizadas (baja entropía) y a la derecha hay un estado caótico donde líneas y partículas se distribuyen aleatoriamente (alta entropía).

Imagen gráfica de entropía

Un sistema tiende a evolucionar hacia estados que tienen mayor probabilidad de ocurrencia y los estados de mayor desorden o caos tienen una mayor probabilidad de ser alcanzados. Es decir, es más probable que un sistema pase de un estado ordenado a uno desordenado, aumentando así su entropía. Algo que no sucede al revés. 

Como siempre, existe una solución que proporciona equilibrio, es mi amado cajón de sastre.

Cajones de sastre

El cajón de sastre: el caos está ordenado 

Todos tenemos un cajón de sastre lleno de cosas sueltas. En su interior, hay un desorden total, pero en el fondo, sabemos que todo lo que hay dentro tiene un sentido. Lo mantenemos así porque funciona para nosotros, es el 'caos controlado'.

El cajón digital, es la carpeta de varios. Fácil de aceptar porque no impacta en el orden estético, pero el cajón de verdad, ese ya es otra cosa. Yo defiendo que el cajón cerrado y el vacío son, estéticamente, iguales, por lo tanto, lo que hay dentro afecta exclusivamente al usufructuario del cajón.

Ojo, lo antiguo también importa. Tirar o desprenderse de algo simplemente porque es viejo, o nunca lo vas a usar es el camino más corto para que, al poco tiempo de tirarlo, llegue ese momento en que te dices, caramba que faena haberlo tirado porque ahora me venía muy bien leerlo o consultarlo.

Un archivo, una nota, un documento puede parecer inútil hoy. Pero puede tener valor mañana. Tirar o esconder todo lo que no se usa ahora es una forma de amnesia. Mantener ciertos objetos o ideas 'a mano' nos permite consultarlos, aprender de ellos o, simplemente, recordar quiénes fuimos.

El “desorden” de ese cajón de sastre, no es falta de control, sino un sistema personalizado de organización que impulsa la creatividad e innovación. Se me ve el plumero, pero no me importa.

Cada uno con su orden... dentro de un orden

La realidad es que no hay una única manera correcta de ordenar. Lo que para una persona es lógico, para otra persona puede ser incomprensible. Y eso está bien. La clave está en que cada uno encuentre su propio orden, uno que sea útil, accesible y estable.

El mejor orden es el que cada uno entiende, cada uno con su orden, pero dentro de un orden. Hay que encontrar ese equilibrio entre estética y funcionalidad.

Hay que ser muy ordenado para poder tener todo desordenado

Esta frase, irónica y verdadera, refleja el esfuerzo que hay detrás de lo que puede parecer improvisado. El, a veces, negativo aspecto estético del orden funcional es, generalmente, el resultado de un orden previo, racional, invisible para muchos. No es que esté todo 'tirado', hay una lógica interior, un conocimiento del terreno. Y eso sólo se logra con la experiencia de haber ordenado mucho anteriormente. Lo dicho, hay que ser muy ordenado para mantener un cierto desorden y encontrar las cosas.

El desorden puede ser un caldo de cultivo para la creatividad porque promueve la exploración, la flexibilidad y la ruptura de normas. Sin embargo, lo importante no es el desorden en sí, sino cómo cada persona es capaz de sacarle provecho para encontrar perspectivas y soluciones originales, organizando el caos en ideas coherentes cuando es necesario.

La frase "He tenido que ordenar mucho para poder tener todo desordenado." resume mi posicionamiento y lo que he aprendido. Detrás de cada sistema funcional de orden hay una historia de prueba, esfuerzo, lógica, organización, depuración, estructura, experiencia y memoria. Un cierto desorden funciona exclusivamente después de haber entendido qué orden se adapta mejor a tus necesidades.

Ordenamos del mismo modo en que vivimos. Cada persona tiene una forma propia de estar en el mundo, y eso se refleja en lo que hace: en cómo habla, cómo trabaja, cómo se relaciona… y también en cómo ordena.

Por eso, no tiene sentido encasillar a las personas bajo inútiles estereotipos de “ordenado” o “desordenado” como si fueran categorías absolutas o definitivas. Cada persona organiza su espacio, su tiempo o su escritorio según su lógica interna, su manera de pensar, su ritmo vital.

Vivir de una forma es también ordenar de una forma. Y eso hay que respetarlo. No hay un sistema bueno y otro malo, no hay que imponer un sistema, sino permitir que cada cual encuentre el suyo. Ordenar tiene que servir para vivir mejor. Dejemos que esto sea así.

Fuentes de información

Comentamos un par de interesantes fuentes de información sobre el tema con resultados bastante coincidentes. 

1.- "Physical order produces healthy choices generosity and conventionality whrereas disorder produces creativity" - Kathleen D. Vohs, Joseph P. Redden, and Ryan Rahinel 

En 2013, la asociación APS (Association for Pshycological Science) publicó el  estudio  “Physical order produces healthy choices generosity and conventionality whrereas disorder produces creativity” (El orden físico produce elecciones saludables, generosidad y convencionalidad, mientras que el desorden produce creatividad). El estudio fue realizado por Kathleen D. Vohs, Joseph P. Redden, and Ryan Rahinel de la Carlson School of Management, University of Minnesota. El estudio, de 8 páginas, es fácilmente accesible en internet.

Tres experimentos probaron las hipótesis. Entornos ordenados llevan a las personas hacia la tradición y la convención, mientras que los entornos desordenados fomentan la ruptura con la tradición y la convención. Ambos entornos pueden alterar las preferencias, la elección y el comportamiento.

Los participantes en los experimentos se dividen en dos grupos. Un grupo se coloca en una habitación ordenada y el otro en una desordenada.

El experimento 1 mostró que, los de la habitación ordenada eligieron comidas más saludables y donaron más dinero.

El experimento 2 mostró que los participantes de la habitación desordenada eran más creativos.

El experimento 3 mostró que los participantes de la habitación ordenada prefirieron una opción "clásica", y los de la desordenada prefirieron una opción "nueva". El orden parece alentar conservadurismo y tradición, el desorden estimular el deseo de lo desconocido.

Investigaciones anteriores sobre entornos físicos habían demostrado que entornos ordenados fomentan un mejor comportamiento que los desordenados, no obstante, la investigación actual matiza notablemente esos resultados y explica como diferentes entornos consiguen diferentes resultados.

Existe una idea general centrada en inculcar el orden ambiental o estético. Los defensores afirman que las personas aprecian mejoras medibles al volverse limpias y ordenadas.

Por el contrario, muchas personas creativas, incluidos premios Nobel y otros premios ultra prestigiosos prefieren, y de hecho cultivan, entornos desordenados como ayuda para su trabajo.

Una de esas personas fue Einstein, a quien se atribuye la frase: "Si un escritorio desordenado es un signo de una mente desordenada, un escritorio vacío, de que es un signo?". Una frase que, reconozco, me encanta.

Frase atribuida a Albert Einstein

2.- A perfect mess - Abrahamson y Freedman, 2007

En su libro “A perfect mess” (Un desorden perfecto), Eric Abrahamson y David Freedman desafían la creencia convencional de que la limpieza y la organización son las bases del éxito. Basándose en casos reales y numerosos estudios, revelan cómo, un cierto desorden puede mejorar la productividad, eficiencia y fomentar la innovación y creatividad.

Abrahamson y Freedman demuestran que, aceptar un poco de caos puede llevar a una mejor resolución de problemas y a una mayor resiliencia. El libro anima a los lectores a reevaluar su relación con el desorden y ofrece ideas prácticas sobre cómo encontrar el equilibrio adecuado entre el orden y el caos, estética y funcionalidad.

Eric Abrahamson es un muy reconocido profesor de gestión en la Escuela de Negocios de la Universidad de Columbia, donde se convirtió en el profesor titular más joven.

Comentario del San Francisco Chronicle al libro "A perfect mess" de Abrahamson y Freedman

Conclusión, vivir con un cierto caos, y saber actuar

El desorden, o cierto grado de caos, no es necesariamente un defecto. Muchas personas que conviven con entornos parcialmente desordenados o imprevisibles desarrollan una capacidad especial: la de adaptarse. Y eso, en un mundo como el nuestro, donde no todo es controlable, donde lo imprevisto irrumpe sin avisar, es una fortaleza.

La vida está llena de interrupciones, desajustes, accidentes, cambios inesperados. No todo puede planearse, ni ordenarse hasta el mínimo detalle. En esos momentos de caos real, quienes están acostumbrados a un poco de desorden suelen reaccionar mejor: improvisan, resuelven, se adaptan, toman decisiones sin quedarse paralizados y van evaluando sobre la marcha.

Acostumbrarse a vivir con una dosis de caos puede entrenarnos para lo que más tarde nos pedirá la vida: flexibilidad, imaginación, y respuesta rápida.

No todo tiene que estar ordenado y bajo control para que las cosas funcionen. El éxito está en aceptar un cierto desorden para ser más organizado. La organización debe estar por encima del orden. 

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